Wer darf in einer kleinen Firma Rechnungen freigeben?

Wer dafür ausdrücklich benannt ist. Stand Oktober 2026 legt für eine GmbH oder ein Einzelunternehmen kein Gesetz eine bestimmte Person fest, die Regel bestimmt die Firma selbst. Eine einfache Aufteilung: Wer bestellt hat, prüft sachlich, ob die Leistung da ist. Wer über das Konto verfügt, gibt die Zahlung frei. Ab einer selbst festgelegten Betragsgrenze stimmt eine zweite Person zu.

Ab welchem Betrag sollte das Vier-Augen-Prinzip gelten?

Stand Oktober 2026 gibt es keine gesetzliche Grenze. Sinnvoll ist eine Grenze dort, wo Rechnungen bei dir anfangen, ungewöhnlich zu sein, und nicht so niedrig, dass sie jede zweite Rechnung auslöst. Unabhängig vom Betrag sollten ein neuer Lieferant und eine geänderte Bankverbindung immer eine zweite Person sehen.

Ist eine freigegebene Rechnung schon bezahlt?

Nein. Die Freigabe ist die Entscheidung, dass gezahlt werden darf. Die Zahlung ist ein eigener Schritt, meist durch eine andere Person im Banking. Weil zwischen beiden niemand mehr auf den Inhalt sieht, gehört der Abgleich der Bankverbindung in die Freigabe und nicht erst in die Überweisung.

Woran merke ich, dass Freigaben liegen bleiben?

An einer Liste aller offenen Freigaben mit dem Alter jedes Vorgangs, auf die einmal pro Woche jemand sieht. Wer es erst an der Mahnung des Lieferanten merkt, hat das Skonto meist schon verloren und ist im Zweifel im Verzug.

Kann ich in Invoice Dock in jedem Tarif Rechnungen freigeben?

Nein. Stand Oktober 2026 gibt es Freigabewege ab dem Business-Tarif, und jede Freigabe in Invoice Dock läuft über einen Freigabeweg, auch die einer einzelnen Rechnung. In den kleineren Tarifen werden Rechnungen erfasst und kontiert, aber nicht freigegeben.

Rechnungen freigeben: wer prüft, ab welchem Betrag zwei Leute und was im Urlaub passiert

Rechnungen freigeben heißt: Bevor eine Eingangsrechnung bezahlt wird, bestätigt eine dafür benannte Person, dass die Leistung da ist, der Betrag stimmt und das Geld an das richtige Konto geht. Dafür reichen vier Festlegungen. Wer sachlich prüft, ab welchem Betrag eine zweite Person zustimmt, wer im Urlaub einspringt und wer nachsieht, was noch liegt.

Dieser Text ist für Firmen mit fünf bis fünfzig Leuten, in denen mehrere Personen Rechnungen sehen, aber niemand nur den Rechnungseingang macht.

Was beim Freigeben geprüft wird

Drei Fragen. Sachlich: Wurde das geliefert, zum vereinbarten Preis? Das weiß nur, wer bestellt hat. Rechnerisch: Stimmen Summen, Steuer und Pflichtangaben? Das lässt sich gut abgeben. Und die Zahlung: Darf das Geld raus, an dieses Konto? Oft beantwortet eine Person alle drei. Zum Problem wird es, wenn jeder annimmt, der andere habe hingesehen.

Wer darf Rechnungen freigeben?

Für eine GmbH oder ein Einzelunternehmen schreibt kein Gesetz vor, wer eine Eingangsrechnung freigibt. Die GoBD verlangen für die Buchführung ein internes Kontrollsystem (BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025, Rz. 100). Wie es aussieht, hängt von Größe und Organisation ab. Eine Freigaberegel für Zahlungen schreiben sie nicht vor.

Eine einfache Aufteilung: Wer bestellt, prüft sachlich. Wer über das Konto verfügt, gibt die Zahlung frei. Sind das zwei Personen, hast du das Vier-Augen-Prinzip schon.

Heikel ist eine Person, die Lieferanten anlegt, Bankverbindungen ändert und selbst überweist. Eine Trennung an dieser Stelle ist kein Misstrauen, sie schützt auch diese Person.

Ab welchem Betrag braucht es eine zweite Person?

Eine Norm gibt es nicht, die Grenze setzt du selbst. Zu niedrig, und die Geschäftsführung zeichnet jede Druckerpatrone ab. Zu hoch, und die zweite Person sieht nie eine Rechnung.

Wo werden Rechnungen bei euch ungewöhnlich? Dorthin gehört die Grenze.
Wie oft löst sie aus? Eine Grenze, die jede zweite Rechnung betrifft, wird bald nur noch abgenickt.
Was braucht immer zwei Personen? Ein neuer Lieferant und eine geänderte Bankverbindung, egal wie klein der Betrag.

Schreib die Grenze auf, mit Datum.

Wer gibt frei, wenn jemand im Urlaub ist?

Hier hat eine sonst funktionierende Regel ihre schwächste Stelle: Die Freigeberin ist zwei Wochen weg, und die Rechnung liegt.

Eine Vertretung braucht einen Namen, eine eigene Betragsgrenze, die niedriger sein darf als die der vertretenen Person, und einen Zeitraum, am besten gekoppelt an die eingetragene Abwesenheit.

Eine Lücke bleibt. Ist die Vertretung zugleich die Person, die bestellt hat, gibt sie ihre eigene Bestellung frei, und das Vier-Augen-Prinzip ist für zwei Wochen ausgesetzt. Dafür reicht eine kurze Regel: Die Rechnung wartet, oder eine dritte Person sieht darauf.

Was liegen bleibt und wie du es merkst

Eine vergessene Freigabe fällt meist zuerst als Mahnung auf. Dann ist das Skonto weg, und im Zweifel läuft der Verzug: Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Unter Unternehmen kostet das neun Prozentpunkte Zinsen über dem Basiszinssatz und eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB).

Früher merkst du es mit einer Liste aller offenen Freigaben an einem Ort, mit dem Alter jedes Vorgangs daneben. Ein Blick pro Woche, sortiert nach Alter, reicht. Das ist unspektakulär, und eine Rechnung, die seit drei Wochen liegt, fällt so vor der Mahnung auf.

Schwerer ist die Rechnung, die nie ankommt, denn sie stand nie auf der Liste. Wie du das im Monatsabschluss merkst, steht in Fehlende Rechnungen im Monatsabschluss.

Freigeben ist nicht bezahlen

Die Freigabe ist die Entscheidung, die Zahlung ihre Ausführung, und dazwischen sieht niemand mehr auf den Beleg. Deshalb gehört der Abgleich der Bankverbindung in die Freigabe. Weicht die IBAN ab, wird erst nach einem Rückruf über eine bekannte Telefonnummer freigegeben, wie im Artikel Die IBAN auf der Rechnung hat sich geändert beschrieben.

Eine Freigaberegel auf einer Seite

Die Werte rechts sind Beispiele, keine Empfehlung für deinen Betrieb:

Frage	Beispiel
Wer prüft sachlich?	Wer bestellt hat
Wer gibt allein frei?	Bereichsleitung, bis 1.000 Euro
Wer stimmt zusätzlich zu?	Geschäftsführung, ab 1.000 Euro
Immer zwei Personen bei	neuem Lieferanten, geänderter Bankverbindung
Vertretung	je Freigeber mit Namen und eigener Grenze
Wer sieht wöchentlich auf offene Freigaben?	eine benannte Person
Wer zahlt?	nur freigegebene Rechnungen, eine Person mit Kontovollmacht

In Invoice Dock heißt die Regel Freigabeweg

Ich habe Invoice Dock für den Schritt vor der Buchhaltung entwickelt. Betragsgrenzen und Stufen aus der Tabelle heißen dort Freigabewege: eine Betragsgrenze, eine oder mehrere Stufen nacheinander, jede mit einer festen Person. Beim Einreichen ist ein Weg vorausgewählt, nach den bisherigen Rechnungen dieses Lieferanten oder nach dem Betrag, und du kannst einen anderen wählen. Für Abwesenheiten gibt es eine Vertretung.

Freigeber sehen ihre offenen Vorgänge, Administration und Buchhaltung alle, jeweils mit Liegedauer. Bleibt einer liegen, erinnert Invoice Dock per E-Mail und, wenn angebunden, in Slack oder Teams, sobald seit dem Einreichen eine eingestellte Zahl von Tagen vergangen ist. Rechnungs- und Skontofristen wertet die Erinnerung nicht aus. Jede Entscheidung steht mit Zeitpunkt und Person am Beleg. Weicht die IBAN auf dem Beleg von der hinterlegten ab, steht das im Freigabefenster neben dem Betrag, und der Freigabeknopf bleibt gesperrt, bis du ausdrücklich bestätigst.

Die Grenzen dazu. Freigabewege gibt es ab dem Business-Tarif, und auch eine einzelne Rechnung wird nur über einen Freigabeweg freigegeben. In den kleineren Tarifen werden Rechnungen erfasst und kontiert, aber nicht freigegeben. Eine Regel wie „immer zwei Personen bei neuem Lieferanten“ lässt sich nicht hinterlegen, der Weg richtet sich nach dem Betrag. Der neue Lieferant erscheint standardmäßig ab 1.000 Euro als Hinweis, mehr nicht. Die Vertretung übernimmt die Stufe ganz, eine eigene Grenze hat sie nicht. Verglichen wird die IBAN nur, wenn beim Lieferanten schon eine hinterlegt ist. Administration und Buchhaltung können eine Rechnung direkt freigeben, ohne die offenen Stufen. Dann steht die abweichende IBAN als Warnung da, und eine Begründung landet im Protokoll, gesperrt ist der Knopf aber nicht. Invoice Dock führt keine Zahlung aus und hat keinen Zugang zu deinem Konto. Ein Beleg ohne Hinweis heißt nur, dass keine eingeschaltete Prüfregel angeschlagen hat, nicht, dass er unbedenklich ist.

Die Funktion im Einzelnen: Rechnungsfreigabe mit mehreren Stufen.