E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Was beim Hochladen technisch passiert und woran ein Beleg im richtigen Format trotzdem scheitert, steht hier drunter.
Das Format
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Nicht jedes elektronisch verschickte Dokument ist eine. Ein abfotografierter Beleg, ein gescanntes Papier und ein normales PDF sind rechtlich sonstige Rechnungen, egal wie sie bei dir ankommen.
Reine XML-Datei, für Menschen ohne Hilfsmittel nicht lesbar. Kommt vor allem von öffentlichen Auftraggebern und aus dem größeren Mittelstand.
Ein PDF, in das dieselben strukturierten Daten eingebettet sind. Sieht aus wie eine normale Rechnung und ist trotzdem eine E-Rechnung. Der Haken steckt im Profil, dazu weiter unten.
Die Fristen
Jedes inländische B2B-Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ohne Übergangsfrist, auch als Kleinunternehmer.
Beim Versand sind Papier und PDF weiter erlaubt. Für das PDF brauchst du die Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann.
Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Versandpflicht für alle, unabhängig von der Größe.
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, § 27 Abs. 38 UStG. Die Herleitung und was das für einzelne Fälle bedeutet, steht im Artikel E-Rechnungspflicht 2027 für KMU →
Beim Hochladen
Lädst du eine XRechnung hoch, arbeitet Invoice Dock am XML statt an einem Bild vom Beleg. Die Pflichtfeldprüfung liest die Struktur selbst, die Rechnungsfelder holt das Modell aus derselben Datei. Bei einer hochgeladenen ZUGFeRD-Datei kommt das eingebettete XML aus dem PDF dazu. Danach steht der Beleg in derselben Liste wie jede andere Rechnung, mit Betrag, Lieferant und Fälligkeit, die Positionen stehen am Beleg.
Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung als Anhang ins verbundene Postfach, liest Invoice Dock sie wie ein normales PDF. Das eingebettete XML wird auf diesem Weg nicht geöffnet. Für den strukturierten Weg lädst du die Datei hoch.
In der Praxis
Dass ein Beleg im richtigen Format kommt, heißt nicht, dass alles drin steht. Invoice Dock prüft hochgeladene E-Rechnungen auf die Pflichtfelder nach EN 16931 und zeigt dir am Beleg, was fehlt. Mit der Nummer aus der Norm, damit du sie beim Lieferanten nennen kannst.
BT-27 und BT-44. Fehlt einer, ist der Beleg als E-Rechnung unvollständig, nicht nur unschön.
BT-31, BG-5 und BG-8. Fehlen sie, meldet Invoice Dock das als Hinweis, blockiert aber nichts.
BT-10. Nur für öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben, im B2B ein Hinweis.
BG-16 und die Aufteilung nach Steuersätzen. Ohne sie fehlt der Buchhaltung die Grundlage.
Kommt der Beleg in einem schmalen ZUGFeRD-Profil, stehen keine Positionsdetails im Datensatz. Invoice Dock meldet das am Beleg und zeigt daneben, welches Profil der Lieferant benutzt.
Den vollen Satz prüft Invoice Dock bei XRechnung. Bei ZUGFeRD sind es der Verkäufername, die Positionszeilen, das Profil und die Steueraufschlüsselung. Es ist eine Prüfung der Pflichtfelder, keine vollständige Prüfung gegen die Norm im Sinne einer Schematron-Validierung, und sie blockiert nichts. Ein Beleg ohne Hinweis heißt, dass keines der geprüften Felder fehlt.
Grenze
Invoice Dock ist für den Rechnungseingang da. Es nimmt E-Rechnungen an, macht sie lesbar und bringt sie durch Prüfung und Freigabe. Deine eigenen Ausgangsrechnungen schreibst du weiter dort, wo du sie heute schreibst.
Für die Versandpflicht ab 2027 brauchst du also ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann. Das ist eine andere Baustelle als diese hier, und ich sage das lieber vorher als hinterher.
Kostenlos starten
Leg ein Konto an und wirf deine erste Rechnung hinein. Du siehst sofort, was die Erkennung aus deinen Belegen macht. Erst wenn die Testphase endet, entscheidest du dich für einen Plan.
Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nicht für Verbraucher.
