Prozess & Effizienz
Fehlende Rechnungen im Monatsabschluss: woher sie kommen und was du jetzt tust
Fehlende Rechnungen im Monatsabschluss haben fast immer eine von wenigen Ursachen, und oft ist gar keine Rechnung verloren gegangen, sondern nur eine Mail abgelegt worden, die eine Rechnung angekündigt hat. Was du jetzt tun kannst, in Kurzform: suchen und nachfordern, die Vorsteuer erst ziehen, wenn die Rechnung da ist, offene Kosten mit deiner Steuerberatung abgrenzen und den Eigenbeleg nur nehmen, wenn nichts anderes mehr geht. Damit es im nächsten Monat weniger werden, hilft eine Liste dessen, was jeden Monat kommen müsste.
Warum fehlen Rechnungen im Monatsabschluss?
Meist steckt eine von fünf Ursachen dahinter.
Die Mail ohne Anhang. „Ihre Rechnung für September liegt im Kundenkonto bereit.“ Telefon, Strom, Software, Versanddienstleister: Bei vielen Anbietern kommt statt der Rechnung nur noch der Hinweis, dass sie bereitliegt. Die Mail wird gelesen, abgelegt, vergessen. Sie sieht aus wie etwas, das schon erledigt ist. Die eigentliche Rechnung liegt weiter im Portal.
Das Portal, in das nur eine Person kommt. Der Zugang hängt an der Mailadresse der Kollegin, die den Vertrag abgeschlossen hat. Solange sie die Rechnungen herunterlädt, fällt das niemandem auf.
Die Weiterleitung, die nie ankam. Die Rechnung geht an den, der bestellt hat. Er wollte sie weiterleiten. Oder eine Weiterleitungsregel greift nicht mehr, weil der Anbieter seinen Absender geändert hat.
Urlaub und Wechsel. Die Person, die weiß, welche Portale es gibt und wann was kommt, ist zwei Wochen weg oder hat das Unternehmen verlassen. Vertretung gehört deshalb geregelt, für den Rechnungseingang genauso wie beim Freigeben von Rechnungen.
Die Rechnung, die nie geschrieben wurde. Der Lieferant hat vergessen abzurechnen, oder er rechnet quartalsweise ab, und im Monatsabschluss fehlt ein Posten, der gar nicht fehlen kann.
Was tun, wenn im Monatsabschluss Rechnungen fehlen?
Erst suchen, dann nachfordern
Bevor du schreibst, lohnt eine Suche im Postfach nach Wörtern wie „Kundenkonto“, „bereitgestellt“, „steht zum Download“ oder „Ihre Rechnung ist verfügbar“. Oft findet sich die fehlende Rechnung so als Ankündigung, und der Link ins Portal steht gleich dabei.
Was sich so nicht findet, forderst du beim Lieferanten nach. Mit Kundennummer, Abrechnungszeitraum und, wenn du schon schreibst, der Bitte, Rechnungen künftig als PDF an eure zentrale Rechnungsadresse zu schicken.
Vorsteuer: erst wenn die Rechnung da ist
Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass du eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Kommen Leistung und Rechnung zu verschiedenen Zeitpunkten, ist der Abzug für den Zeitraum zulässig, in dem erstmals beide Voraussetzungen erfüllt sind (Abschn. 15.2 Abs. 2 UStAE).
Praktisch heißt das: Kommt die Rechnung eines Lieferanten erst nach dem Monat der Leistung, ziehst du die Vorsteuer im Voranmeldungszeitraum, in dem sie da ist. Eine fehlende Rechnung kostet dich dann im Normalfall nicht die Vorsteuer, sie verschiebt sie. Anders kann es bei Rechnungen sein, die im Kundenkonto zum Abruf bereitstehen: Ob sie schon mit der Ankündigung als erhalten gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Kosten abgrenzen: ein Fall für die Steuerberatung
Ob du offene Kosten abgrenzt, wird für Bilanzierende zum Jahresabschluss verbindlich. Für Lieferungen und Leistungen, die bis zum Stichtag empfangen wurden und für die bis zur Aufstellung der Bilanz keine Rechnung vorliegt, ist eine Rückstellung zu bilden. Ist der Betrag bereits bekannt, wird stattdessen eine Verbindlichkeit gebucht (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB; Haufe Finance Office, Rückstellungen-ABC „Ausstehende Rechnungen“, abgerufen am 06.10.2026). Wie deine Kanzlei das im laufenden Jahr handhabt, sprichst du am besten einmal grundsätzlich mit ihr ab.
Eigenbeleg: nur als Notlösung
Wer „fehlende Belege“ sucht, landet fast immer beim Eigenbeleg. Der ist für Belege gedacht, die sich nicht mehr beschaffen lassen, etwa die verlorene Parkquittung. Für eine Lieferantenrechnung, die nur noch nicht da ist, ist er die falsche Antwort.
Ein selbst ausgestellter Beleg ist keine Rechnung des Lieferanten, der Vorsteuerabzug entfällt damit (§ 15 Abs. 1 UStG; Haufe, „Eigenbelege: Kein Vorsteuerabzug bei Not- bzw. Ersatzbeleg“, abgerufen am 06.10.2026). Solange der Lieferant erreichbar ist, ist Nachfordern fast immer günstiger.
Wie siehst du früher, dass eine Rechnung fehlt?
Im Monatsabschluss fällt eine fehlende Rechnung erst beim Abgleich auf. Früher geht es so:
| Was | Wie | Was es findet |
|---|---|---|
| Soll-Liste der laufenden Lieferanten | Wer schickt monatlich oder quartalsweise eine Rechnung? Aufschreiben, im Abschluss abhaken. | Fehlende Monatsrechnungen, auch nie angekündigte |
| Kontoauszug gegen Belege | Jede Abbuchung braucht einen Beleg, vor allem Lastschriften. | Rechnungen, die ohne Zutun bezahlt wurden |
| Ankündigungen als Aufgabe | Mails mit „Kundenkonto“ oder „Download“ auf eine Liste setzen, bis der Beleg da ist. | Rechnungen, die im Portal liegen |
| Zentrale Rechnungsadresse | Eine Adresse für alle Rechnungen, die alle angeben, die bestellen. | Rechnungen in persönlichen Postfächern |
| Portale dokumentieren | Aufschreiben, welche Portale es gibt und wer sie betreut. | Lücken bei Urlaub und Personalwechsel |
Auf Dauer hilft die Umstellung auf Mailversand, wo der Anbieter sie anbietet. Jeder Lieferant, der seine Rechnung als Anhang schickt, fällt aus der Liste der Dinge heraus, an die jemand denken muss.
Was Invoice Dock dabei übernimmt, und was nicht
Beim Entwickeln des E-Mail-Imports von Invoice Dock ist mir aufgefallen, dass er für eine Mail wie „Ihre Rechnung liegt im Kundenkonto bereit“ keine Antwort hatte. Sie war keine Rechnung, also verwarf er sie, und niemand erfuhr davon.
Heute landet sie unter Fehlende Belege. Erkennt der E-Mail-Import eine solche Ankündigung, entsteht ein offener Punkt mit dem Lieferanten und, soweit sie in der Mail stehen, Zeitraum, erwartetem Betrag und Link ins Portal. Trifft der Beleg desselben Lieferanten ein, schließt sich der Punkt von selbst, sonst hakst du ihn ab. Zu bekannten Anbietern gibt es eine Anleitung, wo im Kundenkonto die Einstellung für den Mailversand sitzt.
Was es nicht tut: Invoice Dock holt den Beleg nicht selbst aus dem Portal, anmelden und herunterladen musst du weiter selbst. Und erkannt wird nur, was angekündigt wurde. Eine Rechnung, die nie geschrieben wurde oder in einem Postfach liegt, das nicht angebunden ist, fällt nicht auf. Für diese Fälle bleiben Soll-Liste und Kontoauszug.
Wie Rechnungen per Mail überhaupt hereinkommen, steht beim E-Mail-Import.
Häufige Fragen
Darf ich die Vorsteuer ziehen, solange die Rechnung noch fehlt?
Nein. Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass du eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG besitzt. Kommt sie später als die Leistung, ist der Abzug für den Zeitraum zulässig, in dem erstmals beide Voraussetzungen erfüllt sind (Abschn. 15.2 Abs. 2 UStAE). Die Vorsteuer verschiebt sich dann in den Voranmeldungszeitraum, in dem du die Rechnung erstmals besitzt. Ob eine im Kundenkonto bereitgestellte Rechnung schon ab der Ankündigung als erhalten gilt, ist mit der Steuerberatung zu klären.
Ist die Mail „Ihre Rechnung liegt im Kundenkonto bereit“ schon die Rechnung?
Nein. Die Mail kündigt die Rechnung nur an, das Dokument selbst liegt im Kundenkonto des Anbieters. Für die Buchhaltung und für den Vorsteuerabzug brauchst du dieses Dokument. Wer die Mail als erledigt ablegt, hat im Monatsabschluss eine fehlende Rechnung.
Kann ich eine fehlende Rechnung durch einen Eigenbeleg ersetzen?
Nur als Notlösung, wenn sich die Rechnung nicht mehr beschaffen lässt. Ein Eigenbeleg kann die Ausgabe dokumentieren, berechtigt aber nicht zum Vorsteuerabzug, weil er keine Rechnung des Lieferanten im Sinne der §§ 14, 15 UStG ist. Solange der Lieferant erreichbar ist, ist Nachfordern der bessere Weg.
Muss ich für fehlende Rechnungen eine Rückstellung bilden?
Wenn du bilanzierst, zum Jahresabschluss in der Regel ja: Für Leistungen, die bis zum Stichtag erbracht wurden und für die bis zur Aufstellung der Bilanz keine Rechnung vorliegt, ist eine Rückstellung zu bilden. Ist der Betrag bereits bekannt, wird stattdessen eine Verbindlichkeit gebucht. Wie du im laufenden Jahr damit umgehst, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Erkennt Invoice Dock jede fehlende Rechnung?
Nein. Stand Oktober 2026 erkennt Invoice Dock nur Rechnungen, deren Ankündigung per Mail über den E-Mail-Import eingeht, etwa „Ihre Rechnung liegt im Kundenkonto bereit“. Den Beleg aus dem Portal holt es nicht selbst. Eine Rechnung, die nie angekündigt wurde, fällt nicht auf.
Über den Autor
Daniel Trefzger ist Gründer von Invoice Dock. Er arbeitet seit zwanzig Jahren in kaufmännischen Rollen im Mittelstand und hat Invoice Dock gebaut, weil ihn der Rechnungseingang selbst genug Zeit gekostet hat. Fragen und Korrekturen an kontakt@peakflowsolutions.de.