Pflichtangaben auf der Rechnung: was nach § 14 UStG drauf stehen muss

Der Vorsteuerabzug hängt an einer vollständigen Rechnung. Fehlt eine Pflichtangabe, fällt das im Zweifel erst bei der Betriebsprüfung auf, also Jahre nachdem der Lieferant sie ohne Aufwand hätte korrigieren können. Der einzige günstige Zeitpunkt für die Prüfung ist der Rechnungseingang.

Die zehn Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung, in handelsüblicher Bezeichnung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
7. Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung
8. Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag, oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
9. Bei Bauleistungen an Privatpersonen ein Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht
10. Bei einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift”

Die zwei, die am häufigsten fehlen

Der Leistungszeitpunkt. Er ist eine eigene Angabe und nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum. Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt der Kalendermonat, deshalb reicht auch ein Satz wie „Leistungszeitraum August 2026” oder der Hinweis, dass Leistungs- und Rechnungsdatum übereinstimmen. Was nicht genügt, ist gar keine Angabe.

Die Anschrift des Empfängers. Viele Belege aus Onlineshops und Portalen nennen nur einen Namen oder eine Kundennummer. Für den Vorsteuerabzug gehört die vollständige Anschrift dazu, dieselbe Anforderung wie beim Aussteller.

Bis 250 Euro gilt weniger

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto verlangt § 33 UStDV nur fünf Angaben. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz oder den Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Rechnungsnummer, Empfängeranschrift, Steuernummer und Leistungszeitpunkt sind dort nicht nötig. Wer den Tankbeleg oder die Bewirtungsquittung an denselben Maßstab legt wie die Handwerkerrechnung, hält eine Prüfliste vor, die niemand erfüllen kann.

Eine Ausnahme gibt es auch unter 250 Euro: Bei Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Lieferungen und Fernverkäufen gelten die vollen Angaben (§ 33 Satz 3 UStDV). Das betrifft gerade kleine Rechnungen ausländischer Software-Anbieter.

Sonderfälle, die eigene Sätze verlangen

Bei Reverse Charge nach § 13b UStG steht kein Steuerbetrag auf der Rechnung. Stattdessen steht ein Hinweis darauf, dass du als Empfänger die Steuer schuldest. Im Inland lautet er „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (§ 14a Abs. 5 UStG). Rechnungen von Lieferanten aus anderen EU-Ländern folgen dem Rechnungsrecht ihres Sitzstaats. Sie tragen den Hinweis oft auf Englisch („Reverse charge”) und nennen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten.

Bei der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird ebenfalls keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Seit 2025 gelten für diese Rechnungen eigene, geringere Anforderungen (§ 34a UStDV): Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung und das Entgelt mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt gehören nicht dazu. Fehlt der Hinweis, ist es keine vollständige Rechnung, sondern eine mit einer fehlenden Angabe.

Wenn etwas fehlt

Der praktische Weg ist immer derselbe. Den Beleg nicht zur Zahlung freigeben, sondern beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung anfordern, solange der Vorgang dort noch frisch ist. Wie du ihn bis dahin buchst, klärst du mit deiner Steuerberatung. Nach der Zahlung sinkt die Bereitschaft spürbar.

Ob ein bestimmter Mangel den Vorsteuerabzug tatsächlich kostet, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört zur Steuerberatung. Die Frage, ob eine Angabe auf dem Beleg steht, lässt sich dagegen beim Eingang beantworten, und genau dort ist sie billig.

Die Pflichtangaben gibt es auch als ankreuzbare Checkliste zum Ausdrucken, im kostenlosen Leitfaden „Fake-Rechnungen und geänderte IBAN erkennen“.

Wie Invoice Dock damit umgeht

Beim Erfassen liest die Software die Angaben mit aus und zeigt am Beleg, welche Pflichtangabe fehlt, mit der jeweiligen Fundstelle. Kleinbetragsrechnungen werden nach den gelockerten Anforderungen des § 33 UStDV geprüft, Mahnungen und Lieferscheine gar nicht, weil sie keine Rechnungen sind. Die Software sagt, was auf dem Beleg steht, nicht ob der Vorsteuerabzug zusteht.

Die vollständige Funktionsliste steht unter Funktionen. Zum gesetzlichen Umfeld: E-Rechnungspflicht 2027 für KMU und GoBD-Aufbewahrungsfrist: 8 oder 10 Jahre.