Welche Angaben muss eine Rechnung nach § 14 UStG enthalten?

Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Muss das Leistungsdatum auf der Rechnung stehen, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht?

Der Zeitpunkt der Leistung gehört auf die Rechnung. Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt die Angabe des Kalendermonats. In der Praxis erscheint das oft als Satz wie 'Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum', und auch das ist eine Angabe des Zeitpunkts.

Was steht auf einer Rechnung mit Reverse Charge?

Geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über, verlangt § 14a Abs. 5 UStG den Hinweis 'Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers'. Dazu gehören die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten, und es wird kein Steuerbetrag ausgewiesen.

Pflichtangaben auf der Rechnung: was nach § 14 UStG drauf stehen muss

Q: Was gilt bei Rechnungen bis 250 Euro?

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV fünf Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Rechnungsnummer, Empfängeranschrift und Leistungszeitpunkt sind dort nicht nötig.

Der Vorsteuerabzug hängt an einer vollständigen Rechnung. Fehlt eine Pflichtangabe, fällt das im Zweifel erst bei der Betriebsprüfung auf, also Jahre nachdem der Lieferant sie ohne Aufwand hätte korrigieren können. Der einzige günstige Zeitpunkt für die Prüfung ist der Rechnungseingang.

Die zehn Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung, in handelsüblicher Bezeichnung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung
Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag, oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
Bei Bauleistungen an Privatpersonen ein Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht
Bei einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift”

Die zwei, die am häufigsten fehlen

Der Leistungszeitpunkt. Er ist eine eigene Angabe und nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum. Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt der Kalendermonat, deshalb reicht auch ein Satz wie „Leistungszeitraum August 2026” oder der Hinweis, dass Leistungs- und Rechnungsdatum übereinstimmen. Was nicht genügt, ist gar keine Angabe.

Die Anschrift des Empfängers. Viele Belege aus Onlineshops und Portalen nennen nur einen Namen oder eine Kundennummer. Für den Vorsteuerabzug gehört die vollständige Anschrift dazu, dieselbe Anforderung wie beim Aussteller.

Bis 250 Euro gilt weniger

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto verlangt § 33 UStDV nur fünf Angaben. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz oder den Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Rechnungsnummer, Empfängeranschrift, Steuernummer und Leistungszeitpunkt sind dort nicht nötig. Wer den Tankbeleg oder die Bewirtungsquittung an denselben Maßstab legt wie die Handwerkerrechnung, hält eine Prüfliste vor, die niemand erfüllen kann.

Sonderfälle, die eigene Sätze verlangen

Bei Reverse Charge nach § 13b UStG steht kein Steuerbetrag auf der Rechnung. Stattdessen verlangt § 14a Abs. 5 UStG den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”, und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten gehören dazu.

Bei der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird ebenfalls keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Auch hier gehört ein Hinweis auf den Grund auf den Beleg. Eine Rechnung ohne Steuer und ohne Erklärung ist keine vollständige Rechnung, sondern eine mit einer fehlenden Angabe.

Wenn etwas fehlt

Der praktische Weg ist immer derselbe. Den Beleg nicht buchen und nicht zahlen, sondern beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung anfordern, solange der Vorgang dort noch frisch ist. Nach der Zahlung sinkt die Bereitschaft spürbar.

Ob ein bestimmter Mangel den Vorsteuerabzug tatsächlich kostet, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört zur Steuerberatung. Die Frage, ob eine Angabe auf dem Beleg steht, lässt sich dagegen beim Eingang beantworten, und genau dort ist sie billig.

Wie Invoice Dock damit umgeht

Beim Erfassen liest die Software die Angaben mit aus und zeigt am Beleg, welche Pflichtangabe fehlt, mit der jeweiligen Fundstelle. Kleinbetragsrechnungen werden nach den gelockerten Anforderungen des § 33 UStDV geprüft, Mahnungen und Lieferscheine gar nicht, weil sie keine Rechnungen sind. Die Software sagt, was auf dem Beleg steht, nicht ob der Vorsteuerabzug zusteht.

Die vollständige Funktionsliste steht unter Funktionen. Zum gesetzlichen Umfeld: E-Rechnungspflicht 2027 für KMU und GoBD-Aufbewahrungsfrist: 8 oder 10 Jahre.