Produkt
Vom Postfach bis zur Überweisung sind es fünf Stationen. Auf jeder passiert etwas, das sonst jemand von Hand machen müsste. Hier steht, was das genau ist.
Station 1 · Ankommen
Du verbindest dein Rechnungspostfach einmal, danach holt Invoice Dock neue Belege selbst ab. Alles andere geht per Upload oder Drag and Drop. Aus einer Mail wird ein Beleg, ohne dass jemand etwas weiterleitet.
Station 2 · Erfassen
Beträge, Lieferant, Rechnungsnummer und Fälligkeit werden automatisch ausgelesen. Hochgeladene XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien liest Invoice Dock aus dem strukturierten Datensatz und prüft dabei die Pflichtfelder nach EN 16931. PDFs und Scans gehen durch die Erkennung.
Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung als Anhang ins verbundene Postfach, wird sie wie ein normales PDF gelesen. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung im Eingang.
Station 3 · Prüfen
Der häufigste Angriff auf den Rechnungseingang braucht keinen Zugriff auf dein System. Es reicht eine echte Rechnung mit fremder Kontoverbindung. Deshalb prüft Invoice Dock jeden Beleg vor der Freigabe und vor dem SEPA-Export gegen das, was es über den Lieferanten schon weiß.
Die Prüfung blockiert nichts automatisch. Sie verlangt bei einem kritischen Hinweis eine bewusste Bestätigung und hält fest, wer sie gegeben hat. Ein Beleg ohne Hinweis heißt, dass keine der aktivierten Regeln angeschlagen hat, nicht, dass er geprüft und unbedenklich ist. Und sie sagt nicht, ob der Vorsteuerabzug zusteht, sondern ob eine Pflichtangabe auf dem Beleg fehlt. Das ist keine Steuerberatung.
Station 4 · Freigeben
Freigaben laufen über Workflows, die du selbst festlegst: nach Betragsgrenze, über eine oder mehrere Stufen. Für wiederkehrende Lieferanten schlägt Invoice Dock den Workflow vor, der dort zuletzt gelaufen ist. Wer im Urlaub ist, hat einen Stellvertreter, und niemand muss sein Passwort weitergeben, damit etwas weitergeht.
Station 5 · Übergeben
Freigegebene Belege gibt Invoice Dock als SEPA-Sammelüberweisung im Format ISO 20022 aus. Danach verlassen sie Invoice Dock in Richtung Buchhaltung, entweder direkt an Xentral oder als Datei.
Der Buchungsstapel schreibt keine Fremdwährungsbelege und keine Belege ohne Kontierung. Eine laufende Verbindung zu DATEV ist es nicht, es ist eine Datei, die du importierst.
Läuft nebenher
Die meisten wiederkehrenden Rechnungen gehören zu einem Vertrag. Invoice Dock erkennt solche Reihen und schlägt vor, daraus einen Vertrag zu machen. Danach ordnet es eingehende Rechnungen von selbst zu.
Laufzeit und Kündigungsfrist stehen selten auf der Rechnung. Die trägst du einmal nach, den Rest macht die Zuordnung.
Im Einzelnen
Was ausgelesen wird, die zwei Schlüssel gegen Duplikate und die Prüfung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Mehr dazuStufen, Betragsgrenzen, Vertretung und Erinnerungen. Dazu die sechs Regeln gegen Zahlungsumleitung.
Mehr dazuPostfach verbinden, und was dabei ausdrücklich nicht als Beleg durchgeht.
Mehr dazuWie der letzte Kündigungstag berechnet wird und woher die Vertragsvorschläge kommen.
Mehr dazuDie Mail, die eine Rechnung ankündigt und keine mitschickt, und was daraus wird.
Mehr dazuFragen an den eigenen Bestand, Zeitraumvergleiche und das Aufräumen von Lieferantennamen.
Mehr dazuGrenzen
Bei einem Werkzeug, das alles behauptet, merkst du erst beim Auspacken, was fehlt. Deshalb hier vorab die drei Dinge, die Invoice Dock ausdrücklich nicht übernimmt.
Invoice Dock bucht nicht und erstellt keinen Jahresabschluss. Es bereitet vor und übergibt an das System, in dem gebucht wird.
Aufbewahrungsort im Sinne von § 147 AO ist dein Zielsystem, nicht Invoice Dock. Exportiere deine Belege dorthin.
Die Prüfung sagt, ob eine Pflichtangabe auf dem Beleg fehlt. Ob der Vorsteuerabzug zusteht, entscheidet deine Steuerberatung.
Kostenlos starten
Leg ein Konto an und wirf deine erste Rechnung hinein. Du siehst sofort, was die Erkennung aus deinen Belegen macht. Erst wenn die Testphase endet, entscheidest du dich für einen Plan.
Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nicht für Verbraucher.
