Umstieg
Wer von einem anderen Programm wechselt, hat einen Bestand. Hier steht, was davon in Invoice Dock gehört, auf welchem Weg es hineinkommt und wo die Grenzen liegen, bevor du anfängst und nicht erst mittendrin.
Kontingent
Als Altbeleg gilt jede Rechnung, deren Rechnungsdatum vor dem Monat liegt, in dem du bei Invoice Dock angefangen hast. Solche Belege zählen bis zu einer festen Grenze nicht gegen dein Monatskontingent, und das in jedem gebuchten Plan. Du kannst also am ersten Tag deine Historie einspielen, ohne dass danach die laufende Post blockiert.
Das ist jeweils das Dreifache des Monatskontingents, also rund ein Quartal. Darüber zählt jeder weitere Altbeleg wie laufende Post, und der Postfach-Import holt nichts Älteres mehr nach. Einen größeren Bestand übernimmst du mit einem Zusatzpaket, schreib dafür an kontakt@invoicedock.de. Belege, auf denen kein Rechnungsdatum zu erkennen ist, zählen wie laufende Post.
Empfehlung
Invoice Dock ist für die Rechnungen gebaut, die gerade bearbeitet werden. Der Altbestand hilft dabei, soweit er Vorlagen und Vergleiche liefert. Deshalb gehört hinein:
Damit hat der Assistent eine Vergleichsbasis und die Duplikaterkennung genug Belege, um eine doppelt eingereichte Rechnung zu erkennen. Ab dem Team-Plan lernt außerdem die Kontierung aus diesen Belegen.
Was noch bezahlt werden muss, gehört in jedem Fall hinein, egal wie alt es ist.
Bereits gebuchte Belege aus früheren Jahren liegen in deiner Buchhaltung. Sie noch einmal zu erfassen, kostet Zeit und bringt im Alltag wenig.
Wege
Welcher passt, hängt davon ab, wo deine Rechnungen heute liegen.
Der bequemste Weg. Du verbindest das Postfach, in dem deine Rechnungen bisher ankommen, und wählst ein Startdatum. Invoice Dock holt die neue Post und arbeitet sich rückwärts bis zu diesem Datum durch.
Liegen die Belege nur noch im Altsystem, exportierst du sie dort als PDF und lädst sie hoch. Mehrere Dateien auf einmal gehen, ein ZIP-Archiv nicht. Entpacke den Export also vorher.
Bei mehreren tausend Belegen aus einem Export ist das Hochladen von Hand mühsam. Schreib an kontakt@invoicedock.de, das Einspielen lässt sich übernehmen.
Grenze
Im Testzeitraum ist kein Altbestand frei. Ein verbundenes Postfach liefert die neuesten Mails, holt aber nichts aus der Vergangenheit nach, und alte Belege, die du hochlädst, zählen wie jeder andere Beleg gegen die 50 des Testzeitraums. Den Bestand übernimmst du, sobald du einen Plan gebucht hast.
Der Postfach-Import läuft im Hintergrund und braucht Zeit. Jeder Beleg wird einzeln gelesen, und die Verarbeitung teilt sich reihum zwischen allen Postfächern, die gerade importieren. Bei einigen tausend Belegen dauert das mindestens ein bis zwei Tage, länger, wenn zur selben Zeit andere importieren. Neue Post im selben Postfach reiht sich hinter den Import ein und erscheint entsprechend später. Ein zweites verbundenes Postfach ist davon nicht betroffen.
Der Postfach-Import holt höchstens bis zum 1. Januar vor acht Jahren zurück, Stand September 2026 also bis zum 1.1.2018.
Übernommen werden die Belege selbst. Freigabeverläufe, Kommentare und Buchungsstatus aus deinem bisherigen Programm kommen nicht mit, eine Rechnung beginnt bei Invoice Dock ihren Weg neu. Importierte Altbelege stehen deshalb danach wie neue Rechnungen in deiner Liste, und als erledigt markieren geht Stand September 2026 nur einzeln. Auch ein Grund, nicht mehr zu übernehmen als nötig.
Die Betrugsprüfung vergleicht die IBAN auf dem Beleg mit der Bankverbindung, die beim Lieferanten hinterlegt ist. Aus importierten Belegen wird sie nicht übernommen, du hinterlegst sie je Lieferant beim ersten Zahlungslauf.
Hochladen geht mit PDF und XML bis 20 MB je Datei. ZIP-Archive werden nicht entpackt.
Kündigst du dein bisheriges Programm, sichere vorher dessen Archiv vollständig. Wie lange du nach Vertragsende noch darauf zugreifen kannst, regelt jeder Anbieter anders. Frag das nach, bevor die Kündigung rausgeht.
Die Regel für Altbelege gilt in jedem gebuchten Plan, nicht im Testzeitraum. Wie viele laufende Belege im Monat dazukommen dürfen, steht unter Preise.
Kostenlos starten
Leg ein Konto an und wirf deine erste Rechnung hinein. Du siehst sofort, was die Erkennung aus deinen Belegen macht. Erst wenn die Testphase endet, entscheidest du dich für einen Plan.
Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nicht für Verbraucher.
