Fehlende Belege
„Ihre Rechnung steht im Kundenkonto bereit.“ Diese Mail ist keine Rechnung, aber sie ist der einzige Hinweis darauf, dass eine fehlt.
Die Liste
Jede erkannte Ankündigung steht als offener Punkt mit Lieferant, Zeitraum und erwartetem Betrag. Wer den Beleg geholt hat, hakt ihn ab. Was übrig bleibt, ist die Liste, die du sonst erst beim Abschluss zusammensuchst.
In der Praxis
Immer mehr Anbieter schicken keine Rechnung mehr, sondern eine Nachricht darüber, dass es eine gibt. Für die Buchhaltung ist das die unangenehmste Sorte Post, weil sie wie erledigt aussieht.
Der E-Mail-Import kannte lange nur „Rechnung erkannt“ und „keine Rechnung“. Die Mail „Ihre Rechnung für August liegt im Kundenkonto bereit“ fällt in keinen von beiden und verschwand kommentarlos.
Lieferant, Zeitraum, erwarteter Betrag und die Adresse des Portals, soweit sie in der Mail steht. Damit weißt du nicht nur, dass etwas fehlt, sondern auch was und wo.
An jedem Eintrag steht, wie viele Tage die Ankündigung schon liegt. Beim Monatsabschluss ist das der Unterschied zwischen „gestern“ und „seit sechs Wochen“.
Zu bekannten Anbietern liegt eine geprüfte Schritt-für-Schritt-Anleitung dabei, mit Quelle. Sie zeigt, wo im Konto die Einstellung sitzt.
Die meisten großen Anbieter können den Beleg selbst per Mail schicken. Wer das einmal umstellt, hat den Anbieter dauerhaft erledigt statt ihn jeden Monat neu abzuholen.
Trifft der Beleg ein, verschwindet der Eintrag aus den offenen. War es zu früh, holst du ihn zurück. Erledigte bleiben sichtbar, damit niemand zweimal sucht.
Grenze
Es gibt keine Browser-Erweiterung und keinen Abruf aus Anbieterportalen. Invoice Dock erkennt die Ankündigung, merkt sich den fehlenden Beleg und zeigt dir den Weg dorthin. Anmelden und herunterladen musst du selbst.
Wo es geht, ist der andere Weg der bequemere. Stell den Anbieter einmal auf Zustellung per Mail um, dann kommt der Beleg künftig von allein im E-Mail-Import an und taucht hier gar nicht erst auf. Genau dafür sind die Anleitungen da. Bei einigen Anbietern gibt es diese Einstellung aber nicht, dort bleibt der Gang ins Portal.
Kostenlos starten
Leg ein Konto an und wirf deine erste Rechnung hinein. Du siehst sofort, was die Erkennung aus deinen Belegen macht. Erst wenn die Testphase endet, entscheidest du dich für einen Plan.
Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nicht für Verbraucher.
