GoBD-Aufbewahrungsfrist 2026: 8 oder 10 Jahre?
Für Eingangsrechnungen normaler KMU gelten seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre Aufbewahrungsfrist – nicht zehn. Diese Verkürzung wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beschlossen und betrifft Buchungsbelege einschließlich Rechnungen nach § 14b UStG und § 147 AO.
Die Korrektur, die viele Anbieter noch nicht kennen
Am 06.08.2025 wurde die Frist ausschließlich für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wieder auf 10 Jahre verlängert. Für normale KMU bleibt es bei 8 Jahren. Mehrere Wettbewerber im Rechnungsmanagement-Markt werben weiterhin pauschal mit „10 Jahre garantiert” – für die meisten KMU ist das schlicht der falsche, veraltete Rechtsstand.
Wo weiterhin 10 Jahre gelten
- Jahresabschlüsse
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Verfahrensdokumentation nach GoBD
Für die laufende Eingangsrechnung eines KMU – die Rechnung von Lieferanten, Hosting-Anbietern, Energieversorgern etc. – gilt die kürzere 8-Jahres-Frist.
Was das für die Softwarewahl bedeutet
Eine GoBD-konforme Archivierung muss revisionssicher (unveränderbar, WORM) sein, unabhängig von der gewählten Frist. Sinnvoll ist eine Software, die die Frist konfigurierbar hält – 8 Jahre als Standard für die meisten KMU, mit der Option auf 10 Jahre für Unternehmen, die vorsichtshalber länger archivieren möchten oder branchenspezifisch andere Anforderungen haben.
Mehr zum gesetzlichen Gesamtbild: E-Rechnungspflicht 2027 für KMU.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Eingangsrechnungen als KMU aufbewahren?
Seit 01.01.2025 gelten für normale KMU-Eingangsrechnungen 8 Jahre statt zuvor 10 Jahre (BEG IV, § 14b UStG, § 147 AO).
Gilt die Verkürzung auf 8 Jahre für alle Unternehmen?
Nein. Am 06.08.2025 wurde die Frist bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten wieder auf 10 Jahre verlängert. Für normale KMU bleibt es bei 8 Jahren.
Gibt es Ausnahmen, bei denen weiterhin 10 Jahre gelten?
Ja: Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Verfahrensdokumentation nach GoBD unterliegen weiterhin einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.