Wie lange muss ich Eingangsrechnungen als KMU aufbewahren?

Seit 01.01.2025 gelten für normale KMU-Eingangsrechnungen 8 Jahre statt zuvor 10 Jahre (BEG IV, § 14b UStG, § 147 AO).

Gilt die Verkürzung auf 8 Jahre für alle Unternehmen?

Nein. Am 06.08.2025 wurde die Frist bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten wieder auf 10 Jahre verlängert. Für normale KMU bleibt es bei 8 Jahren.

Gibt es Ausnahmen, bei denen weiterhin 10 Jahre gelten?

Ja: Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Verfahrensdokumentation nach GoBD unterliegen weiterhin einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.

GoBD-Aufbewahrungsfrist 2026: 8 oder 10 Jahre?

Für Eingangsrechnungen normaler KMU gelten seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre Aufbewahrungsfrist, nicht zehn. Diese Verkürzung wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beschlossen und betrifft Buchungsbelege einschließlich Rechnungen nach § 14b UStG und § 147 AO.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten nach GoBD?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten acht Jahre für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen, vorher waren es zehn. Die Verkürzung kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), Rechtsgrundlage sind § 147 AO und § 14b UStG. Zehn Jahre gelten weiterhin unter anderem für Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Verfahrensdokumentation nach GoBD. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten abweichende Regeln.

Die Korrektur, die viele Anbieter noch nicht kennen

Am 06.08.2025 wurde die Frist ausschließlich für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wieder auf 10 Jahre verlängert. Für normale KMU bleibt es bei 8 Jahren. Mehrere Wettbewerber im Rechnungsmanagement-Markt werben weiterhin pauschal mit „10 Jahre garantiert”. Für die meisten KMU ist das schlicht der falsche, veraltete Rechtsstand.

Wo weiterhin 10 Jahre gelten

Jahresabschlüsse
Inventare
Eröffnungsbilanzen
Verfahrensdokumentation nach GoBD

Für die laufende Eingangsrechnung eines KMU, also die Rechnung von Lieferanten, Hosting-Anbietern oder Energieversorgern, gilt die kürzere 8-Jahres-Frist.

Wer die Frist eigentlich schuldet

Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO und § 14b UStG richtet sich an den Steuerpflichtigen, also an dein Unternehmen. Sie geht nicht auf einen Softwareanbieter über, auch nicht auf einen, der die Belege speichert.

Das ist der Punkt, der in Ausschreibungen und Vertragsgesprächen regelmäßig durcheinandergeht. Eine Zusage im Produktvertrag kann dir die Aufbewahrung praktisch abnehmen, die Pflicht bleibt trotzdem bei dir. Wenn der Anbieter den Betrieb einstellt oder du kündigst, hast du sie immer noch, und dann brauchst du die Belege in deiner Hand.

Deshalb sind zwei Fragen vor Vertragsschluss mehr wert als jedes Siegel: Wo liegen die Belege am Ende der Frist, und wie bekommst du sie vollständig dort hin? In der Regel ist das Zielsystem der Ort, also DATEV, ein DMS oder das ERP. Was davor läuft, sollte den Beleg vollständig und in seinem Originalformat dorthin übergeben können.

Mehr zum gesetzlichen Gesamtbild: E-Rechnungspflicht 2027 für KMU.