Compliance & Recht
E-Rechnungspflicht 2027 für KMU: Was jetzt wirklich gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne Übergangsfrist und auch als Kleinunternehmer. Das ist bereits geltendes Recht, keine Zukunftsplanung.
Was gilt ab 2027 für KMU bei der E-Rechnung?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen (Wachstumschancengesetz), ab dem 1. Januar 2028 auch die kleineren. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen. Als E-Rechnung zählen XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931. Davon getrennt gilt die Empfangspflicht schon seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen, ohne Übergangsfrist und auch für Kleinunternehmer.
Die wichtigsten Stichtage im Überblick
| Stichtag | Regelung |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
| Bis 31.12.2026 | Papier- und PDF-Rechnungen für den Versand noch erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann). |
| Ab 01.01.2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € (Wachstumschancengesetz). |
| Bis 31.12.2027 | Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bleiben Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen erlaubt. |
| Ab 01.01.2028 | Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen, unabhängig von der Größe. |
| dauerhaft | Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Versandpflicht ausgenommen, von der Empfangspflicht nicht. |
Rechtsgrundlage für die E-Rechnung ist § 14 UStG, die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Zulässig ist jedes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht.
Warum das für KMU jetzt schon relevant ist
Eine Marktumfrage (YouGov/easybill, 502 Unternehmen, Juni 2026) zeigt eine erhebliche Lücke: 33 % der Unternehmen haben bislang noch nie eine E-Rechnung verschickt, nur 42 % versenden regelmäßig. Nur 37 % kennen die gesetzlichen Anforderungen vollständig, nur 24 % haben die Umstellung abgeschlossen.
Die Empfangspflicht betrifft aber bereits heute jedes Unternehmen, unabhängig davon, ob man selbst schon E-Rechnungen versendet. Eingehende XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien müssen lesbar gemacht, geprüft und archiviert werden können.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
- Empfangskanal sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach oder eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD entgegennimmt und die Werte aus dem strukturierten Datensatz lesbar macht.
- Lesbarkeit herstellen: XRechnung ist reines XML und für Menschen ohne Software nicht lesbar. Es braucht einen Viewer oder eine automatische Aufbereitung.
- Archivierung klären: Eingangsrechnungen unterliegen der GoBD-Aufbewahrungsfrist. Mehr dazu im Artikel zu 8 vs. 10 Jahre Aufbewahrung.
- Versandfähigkeit vorbereiten, wenn Ihr Umsatz sich der 800.000-€-Grenze nähert. Die Versandpflicht 2027 kommt schneller als man denkt.
Invoice Dock prüft bei hochgeladenen E-Rechnungen die Pflichtfelder aus dem XML nach EN 16931 und macht den Beleg ohne technisches Vorwissen lesbar. Was dabei genau geprüft wird und woran ein Beleg im richtigen Format trotzdem scheitert, steht auf der Seite E-Rechnung empfangen.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht seit 01.01.2025 gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen ohne Übergangsfrist, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen versenden?
Ab 01.01.2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € (Wachstumschancengesetz), ab 01.01.2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Versandpflicht dauerhaft ausgenommen und dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind seit dem Jahressteuergesetz 2024 von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen, und zwar unbefristet. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem, diese Pflicht gilt seit dem 01.01.2025 ohne Ausnahme.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD). Ein reines PDF gilt rechtlich als 'sonstige Rechnung' und darf beim Versand bis 31.12.2026 nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden, die auch stillschweigend erfolgen kann. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen sonstige Rechnungen noch bis 31.12.2027 ausstellen (§ 27 Abs. 38 UStG).
Über den Autor
Daniel Trefzger ist Gründer von Invoice Dock. Er arbeitet seit zwanzig Jahren in kaufmännischen Rollen im Mittelstand und hat Invoice Dock entwickelt, weil ihn der Rechnungseingang selbst genug Zeit gekostet hat. Fragen und Korrekturen an kontakt@invoicedock.de.