Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht seit 01.01.2025 gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen ohne Übergangsfrist – auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen versenden?

Ab 01.01.2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € (Wachstumschancengesetz). Ab 01.01.2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen unabhängig von der Größe.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD). Ein reines PDF gilt rechtlich als 'sonstige Rechnung' und darf beim Versand bis 31.12.2026 nur mit – auch stillschweigender – Zustimmung des Empfängers verwendet werden.

E-Rechnungspflicht 2027 für KMU: Was jetzt wirklich gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist, auch als Kleinunternehmer. Das ist bereits geltendes Recht, keine Zukunftsplanung.

Die wichtigsten Stichtage im Überblick

Stichtag	Regelung
Seit 01.01.2025	Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Bis 31.12.2026	Papier- und PDF-Rechnungen für den Versand noch erlaubt (PDF nur mit – auch stillschweigender – Zustimmung des Empfängers).
Ab 01.01.2027	Versandpflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € (Wachstumschancengesetz).
Ab 01.01.2028	Versandpflicht für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe.

Rechtsgrundlage ist § 27 Abs. 38 UStG. Die zulässigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD, beide nach der europäischen Norm EN 16931.

Warum das für KMU jetzt schon relevant ist

Eine Marktumfrage (YouGov/easybill, 502 Unternehmen, Juni 2026) zeigt eine erhebliche Lücke: 33 % der Unternehmen haben bislang noch nie eine E-Rechnung verschickt, nur 42 % versenden regelmäßig. Nur 37 % kennen die gesetzlichen Anforderungen vollständig, nur 24 % haben die Umstellung abgeschlossen.

Die Empfangspflicht betrifft aber bereits heute jedes Unternehmen – unabhängig davon, ob man selbst schon E-Rechnungen versendet. Eingehende XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien müssen lesbar gemacht, geprüft und archiviert werden können.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Empfangskanal sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach oder eine Software, die XRechnung/ZUGFeRD entgegennimmt und gegen EN 16931 validiert.
Lesbarkeit herstellen: XRechnung ist reines XML und für Menschen ohne Software nicht lesbar – ein Viewer oder eine automatische Aufbereitung ist notwendig.
Archivierung klären: Eingangsrechnungen unterliegen der GoBD-Aufbewahrungsfrist – dazu mehr im Artikel zu 8 vs. 10 Jahre Aufbewahrung.
Versandfähigkeit vorbereiten, wenn Ihr Umsatz sich der 800.000-€-Grenze nähert – die Versandpflicht 2027 kommt schneller als man denkt.

Invoice Dock nimmt eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien automatisch entgegen, validiert sie gegen EN 16931 und macht sie ohne technisches Vorwissen lesbar und freigabefertig.