Prozess & Effizienz
DATEV-Buchungsstapel: was drin steht und wie er in die Kanzlei kommt
Fast jede Rechnungssoftware kann CSV exportieren. Damit ist die Frage nach der DATEV-Übergabe aber nicht beantwortet, denn eine Belegliste und ein Buchungsstapel sind zwei verschiedene Dinge.
Die Belegliste ist eine Tabelle für Menschen. Lieferant, Betrag, Datum, Kategorie, Spalten nach Geschmack. Wer damit in die Kanzlei geht, liefert Material zum Abtippen.
Der Buchungsstapel ist eine Datei mit festgelegtem Aufbau, aus der DATEV Buchungssätze erzeugt. Er wird importiert, nicht gelesen.
Wie die Datei aufgebaut ist
Ein Stapel im EXTF-Format besteht aus drei Teilen.
Die Kopfzeile nennt Format und Version, danach Beraternummer, Mandantennummer, den Beginn des Wirtschaftsjahres, die Sachkontenlänge und den Zeitraum, den der Stapel abdeckt. Diese Angaben ordnen die Datei einem Bestand zu. Fehlen sie, wird der Import abgewiesen, und raten kann sie niemand, sie kommen von der Kanzlei.
Die zweite Zeile nennt die Spalten. DATEV liest diese Namen und ordnet die Werte danach zu.
Ab der dritten Zeile stehen die Buchungen. Eine Zeile trägt im Kern den Bruttobetrag, das Soll-Haben-Kennzeichen, das Sachkonto, das Gegenkonto, den Steuerschlüssel, das Belegdatum, die Rechnungsnummer im Belegfeld 1 und den Buchungstext. Kostenstelle und Kostenträger haben eigene Spalten.
Vier Dinge müssen vorher feststehen
Die Kopfdaten. Beraternummer, Mandantennummer und Wirtschaftsjahresbeginn. Eine Mail an die Kanzlei, zwei Minuten Antwortzeit.
Ein Kreditorenkonto je Lieferant. Das Gegenkonto der Buchung. Führt die Buchhaltung schon einen Kreditorenstamm, werden diese Nummern übernommen und nicht neu vergeben, sonst entstehen doppelte Konten. Dazu mehr unter Doppelte Kreditoren vermeiden.
Der BU-Schlüssel je Steuerschlüssel. Er sagt DATEV, welche Steuer zu buchen ist. Wichtig dabei ist, dass er nicht der Steuersatz ist, sondern auf den Steuerschlüssel im Mandantenstamm verweist. Welcher richtig ist, hängt am Kontenrahmen. Ein geratener Wert erzeugt keine Fehlermeldung, sondern eine falsche Buchung.
Automatikkonten. Manche Sachkonten tragen ihren Steuersatz selbst. Bei denen darf kein zusätzlicher BU-Schlüssel mitkommen, sonst stehen zwei Anweisungen für dieselbe Sache in der Zeile. Welche Konten das sind, weiß die Kanzlei.
Zwei Stolpersteine
Der Zeichensatz. DATEV liest die Datei als Windows-1252, nicht als UTF-8. Wird sie als UTF-8 geschrieben, kommt jeder Umlaut als zwei Zeichen an. Auffällig wird das zuerst am Lieferantennamen im Buchungstext.
Das Belegdatum ohne Jahr. Im Stapel steht es vierstellig als Tag und Monat. Das Jahr ergibt sich aus dem Zeitraum in der Kopfzeile. Ein Stapel, der über einen Jahreswechsel läuft, gehört deshalb geteilt.
Wie er in die Kanzlei kommt
Als Datei. Die Kanzlei importiert sie in DATEV Rechnungswesen über den Formatimport und bekommt einen Stapel, den sie vor dem Festschreiben ansehen und korrigieren kann. Wer selbst bucht, importiert ihn selbst.
Was dabei nicht mitgeht, sind die Belegbilder. Der Stapel enthält Buchungen, sonst nichts. Praktisch ist deshalb ein Bündel aus Stapel, Belegen und einer Belegliste, die beides über die Rechnungsnummer verbindet, weil dieselbe Nummer im Stapel im Belegfeld 1 steht.
Für die Belege selbst gibt es daneben DATEV Unternehmen online, wo sie unabhängig von den Buchungen landen können.
Was eine Datei nicht ist
Eine Schnittstelle. Es gibt bei DATEV einen Weg, Buchungsdaten direkt in die Cloud zu übertragen, den Buchungsdatenservice, aber der setzt eine Partnerschaft mit DATEV voraus. Wer von einer DATEV-Anbindung liest, sollte deshalb nachfragen, ob eine Datei gemeint ist oder ein automatischer Kanal. Beides ist brauchbar, es ist nur nicht dasselbe.
Invoice Dock erzeugt den Stapel als EXTF-Datei, wahlweise mit den Belegen als Bündel. Was sonst noch drin ist, steht unter Funktionen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer CSV-Belegliste und einem DATEV-Buchungsstapel?
Eine Belegliste ist eine Tabelle für Menschen, mit frei gewählten Spalten. Ein Buchungsstapel ist eine Datei mit festgelegtem Aufbau, aus der DATEV Buchungssätze erzeugt. Er enthält Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Belegdatum in einer vorgegebenen Reihenfolge.
Welche Angaben brauche ich, bevor ich einen Buchungsstapel erzeugen kann?
Beraternummer und Mandantennummer der Kanzlei, den Beginn des Wirtschaftsjahres und die Sachkontenlänge. Dazu ein Kreditorenkonto je Lieferant und den BU-Schlüssel je Steuerschlüssel. Ohne die ersten drei weist DATEV den Import ab.
Was ist ein BU-Schlüssel?
Der Buchungsschlüssel sagt DATEV, wie der Umsatz steuerlich zu behandeln ist, damit aus dem Bruttobetrag Netto und Vorsteuer werden. Er ist nicht der Steuersatz, sondern verweist auf den Steuerschlüssel im Mandantenstamm der Kanzlei.
Kann ein Buchungsstapel die Belegbilder mitnehmen?
Nein, er enthält nur Buchungen. Die Belegbilder gehen getrennt an die Kanzlei, etwa als Bündel aus Stapel, Belegen und einer Belegliste, die beides über die Rechnungsnummer verbindet.
Über den Autor
Daniel Trefzger ist Gründer von Invoice Dock. Er arbeitet seit zwanzig Jahren in kaufmännischen Rollen im Mittelstand und hat Invoice Dock gebaut, weil ihn der Rechnungseingang selbst genug Zeit gekostet hat. Fragen und Korrekturen an kontakt@peakflowsolutions.de.