KI-Erfassung
Eine Rechnung kommt als PDF, als E-Rechnung oder als Foto im Anhang einer Mail. Was danach in der Liste steht, hat niemand abgetippt.
Was ausgelesen wird
Dazu Steuersätze, Leistungszeitpunkt, Rechnungsanschrift und die Positionen, soweit sie auf dem Beleg stehen. Ein eingescannter Beleg als PDF ist dabei kein Sonderfall. Fotos liest Invoice Dock, wenn sie per Mail im verbundenen Postfach ankommen; hochladen kannst du PDF und XML. Lädst du eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei hoch, kommt die Lieferantenanschrift aus dem strukturierten Datensatz statt aus dem Layout.
Zur Erkennung von XRechnung und ZUGFeRD steht mehr auf der Seite E-Rechnung im Eingang.
In der Praxis
Auslesen ist der einfache Teil. Schwierig wird es dort, wo zwei Belege dasselbe meinen, wo eine Pflichtangabe fehlt und wo eine Regel mehr Fehlalarme erzeugt als Nutzen.
Einmal über die Rechnungsnummer, einmal über Lieferant, Betrag und Rechnungsdatum. Der zweite fängt den Fall, in dem derselbe Einkauf zweimal ankommt, einmal als Rechnung und einmal als Versandbenachrichtigung, aus der die Bestellnummer als Belegnummer gelesen wurde.
Ohne Datum würde jede wiederkehrende Abbuchung desselben Anbieters über denselben Betrag als Duplikat gemeldet. In einem echten Postfach kommt das laufend vor.
Invoice Dock prüft, ob Name, Anschrift, Steuernummer, Empfänger, Datum, Nummer, Leistungszeitpunkt und Steuerausweis auf dem Beleg stehen, und nennt die Fundstelle im Gesetz dazu.
Bis 250 Euro brutto greift § 33 UStDV, dann entfallen Rechnungsnummer, Empfängeranschrift, Steuernummer und Leistungszeitpunkt. Eine Mahnung oder ein Lieferschein wird gar nicht auf Pflichtangaben geprüft, sie sind keine Rechnung.
Belege, die vor Einführung der Prüfung erfasst wurden, tragen die Felder nicht im Datensatz. Sie stehen als ungeprüft da, nicht als unvollständig. Das ist ein Unterschied, den eine Ampel sonst verwischt.
Für die 250-Euro-Grenze zählt der umgerechnete Wert, sonst wäre eine Rechnung über 240 Franken plötzlich eine Kleinbetragsrechnung.
Die § 14-Prüfung sagt, ob eine Pflichtangabe auf dem Beleg fehlt. Sie sagt nicht, ob der Vorsteuerabzug zusteht. Das ist der Unterschied zwischen einer Hilfe und einer Steuerberatung, und er ist bewusst gezogen.
Grenze
Jeder Wert lässt sich am Beleg ändern, und nichts wird ohne dich weitergegeben. Die ausgelesenen Felder stehen direkt neben dem Original, so prüfst du jeden Wert mit einem Blick.
Invoice Dock ist kein Buchhaltungsprogramm. Es erfasst, prüft und übergibt. Gebucht wird dort, wo du heute buchst.
Die Erkennung selbst läuft in jedem Tarif. Der Kategorievorschlag des Modells kommt ab dem Team-Tarif dazu; die Kategorie, die du einem Lieferanten schon einmal gegeben hast, wird in jedem Tarif übernommen. Alle Grenzen stehen unter Preise.
Kostenlos starten
Leg ein Konto an und wirf deine erste Rechnung hinein. Du siehst sofort, was die Erkennung aus deinen Belegen macht. Erst wenn die Testphase endet, entscheidest du dich für einen Tarif.
Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nicht für Verbraucher.
