Freigabewege
Wer freigibt, ab welchem Betrag, und wer einspringt, wenn diese Person im Urlaub ist. Das legst du einmal fest. Beim Einreichen ist der passende Weg vorausgewählt, entscheiden kannst du anders.
Offene Freigaben
Freigeber sehen ihre eigenen offenen Vorgänge, Administration und Buchhaltung den ganzen Bestand. Wie lange ein Vorgang schon liegt, steht daneben, und wer wegen Abwesenheit vertreten wird, ebenfalls.
Das Freigabefenster
Beim Öffnen eines Vorgangs stehen die Hinweise zur Zahlungsumleitung direkt neben dem Betrag, nicht in einem eigenen Bereich, den du extra aufsuchen müsstest. Ein kritischer Hinweis verlangt einen ausdrücklichen Haken, sonst lässt sich der Vorgang nicht abschließen.
Was geprüft wird
Die Prüfung sitzt im Freigabeschritt und kostet nichts extra. Sie ist kein Zusatzmodul, das getrennt gebucht wird.
Die Kontoverbindung auf dem Beleg wird mit der verglichen, die beim Lieferanten hinterlegt ist. Weichen sie voneinander ab, ist das ein kritischer Hinweis, und die Freigabe verlangt eine ausdrückliche Bestätigung.
Wurde die gespeicherte Kontoverbindung des Lieferanten in den letzten 90 Tagen gewechselt, steht das am Beleg. Jeder Wechsel steht mit Datum in der Historie.
Ab 1.000 Euro meldet Invoice Dock, wenn von diesem Lieferanten noch nie eine Rechnung da war. Der Schwellbetrag lässt sich in den Einstellungen ändern, ebenso die 90 Tage aus der Karte darüber.
Verglichen wird mit dem Median der bisherigen Belege desselben Lieferanten, ab drei Stück und ab dem dreifachen Wert. Der Median statt des Mittelwerts, damit ein einzelner Ausreißer die Messlatte nicht selbst verschiebt.
Dieselbe Duplikaterkennung wie in der Erfassung, nur an der Stelle gezeigt, an der es Geld kostet.
Verglichen wird ausschließlich, was die Prüfziffer nach mod 97 besteht. Eine falsch gelesene Zeichenfolge aus einem PDF würde sonst jeden zweiten Beleg als Betrugsversuch melden.
Die Prüfung auf ein abweichendes IBAN-Land ist standardmäßig aus. Die Erkennung setzt das Land des Lieferanten auf DE, wenn es auf dem Beleg nicht steht, und jeder ausländische Lieferant mit korrekter Auslands-IBAN würde damit grundlos melden. Wer überwiegend im Inland einkauft, kann sie einschalten.
Grenze
Invoice Dock führt keine Zahlung aus und hat keinen Zugang zu deinem Konto. Es sagt, welche Rechnungen freigegeben sind und wann sie fällig werden. Überwiesen wird in deinem Banking.
Und ein Beleg ohne Hinweis heißt, dass keine der eingeschalteten Prüfregeln etwas gefunden hat. Es heißt nicht, dass der Beleg geprüft und unbedenklich ist. Die Regeln sehen, was auf dem Beleg steht, mehr nicht.
Was dein Team zusätzlich zur Software tun sollte, steht im kostenlosen Leitfaden „Fake-Rechnungen und geänderte IBAN erkennen“: Checklisten für Rückruf und neue Lieferanten zum Ausdrucken.
Freigeben gehört ab dem Business-Tarif dazu, auch für einzelne Rechnungen, denn eine Rechnung wird immer über einen Freigabeweg freigegeben. Mit ihm kommen die Liste offener Freigaben, Vertretungsregelung, Erinnerungen, mehrere Freigabestufen nacheinander und die Prüfung auf Zahlungsumleitung im Freigabeschritt. In den kleineren Tarifen werden Rechnungen erfasst, geprüft und kontiert. Die vollständige Aufteilung steht unter Preise.
Kostenlos starten
Leg ein Konto an und wirf deine erste Rechnung hinein. Du siehst sofort, was die Erkennung aus deinen Belegen macht. Erst wenn die Testphase endet, entscheidest du dich für einen Tarif.
Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nicht für Verbraucher.
