Fehlende Belege
„Ihre Rechnung steht im Kundenkonto bereit.“ Diese Mail ist keine Rechnung, aber oft der einzige Hinweis darauf, dass eine fehlt. Manche Rechnung kündigt auch niemand an. Sie bleibt einfach aus.
Die Liste
Jede erkannte Ankündigung steht als offener Punkt mit Lieferant, Zeitraum und erwartetem Betrag. Wer den Beleg geholt hat, hakt ihn ab. Was übrig bleibt, ist die Liste, die du sonst erst beim Abschluss zusammensuchst.
Ausgeblieben
Hat ein Lieferant mindestens dreimal im festen Takt zu ähnlichen Beträgen abgerechnet, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich, und kommt nach anderthalb Intervallen nichts, steht die fehlende Rechnung unter Fehlende Belege. Dasselbe passiert, wenn zu einem laufenden Vertrag die Rechnung ausbleibt. Eine Ankündigung braucht es dafür nicht.
Die Prüfung läuft einmal am Tag. Die Erinnerungsmail zu fehlenden Belegen nennt ausgebliebene Rechnungen eigens, Lieferanten stehen darin nicht.
Beleg-Jäger · ab Team
Jeden Morgen nimmt sich der Beleg-Jäger offene Aufgaben unter Fehlende Belege vor und prüft sie per KI. Er liest die bisherigen Rechnungen, Verträge und Ankündigungen des Lieferanten. Dann sucht er selbst nach Rechnungen, die unter einem anderen Namen erfasst sind, etwa unter der Marke statt der Firma oder mit einem Zahlungsdienst als Absender. An der Aufgabe steht danach sein Vorschlag mit Begründung.
Angekündigte Rechnungen nimmt er sich ab dem dritten Tag vor, weil der Beleg in den ersten Tagen noch von selbst kommen kann. Ausgebliebene prüft er gleich. Eine schon geprüfte Aufgabe sieht er frühestens nach einer Woche wieder an.
In der Praxis
Immer mehr Anbieter schicken keine Rechnung mehr, sondern eine Nachricht darüber, dass es eine gibt. Für die Buchhaltung ist das die unangenehmste Sorte Post, weil sie wie erledigt aussieht.
Der E-Mail-Import kannte lange nur „Rechnung erkannt“ und „keine Rechnung“. Die Mail „Ihre Rechnung für August liegt im Kundenkonto bereit“ fällt in keinen von beiden und verschwand kommentarlos.
Lieferant, Zeitraum, erwarteter Betrag und die Adresse des Portals, soweit sie in der Mail steht. Damit weißt du nicht nur, dass etwas fehlt, sondern auch was und wo.
An jedem Eintrag steht, wie viele Tage er schon offen ist. Bei einer ausgebliebenen Rechnung zählt der Tag, an dem sie fällig war. Beim Monatsabschluss ist das der Unterschied zwischen „gestern“ und „seit sechs Wochen“.
Zu bekannten Anbietern liegt eine geprüfte Schritt-für-Schritt-Anleitung dabei, mit Quelle. Sie zeigt, wo im Konto die Einstellung sitzt.
Die meisten großen Anbieter können den Beleg selbst per Mail schicken. Wer das einmal umstellt, hat den Anbieter dauerhaft erledigt statt ihn jeden Monat neu abzuholen.
Trifft der Beleg ein, verschwindet der Eintrag aus den offenen. War es zu früh, holst du ihn zurück. Erledigte bleiben sichtbar, damit niemand zweimal sucht.
Grenze
Es gibt keine Browser-Erweiterung und keinen Abruf aus Anbieterportalen. Invoice Dock erkennt die Ankündigung, merkt sich den fehlenden Beleg und zeigt dir den Weg dorthin. Anmelden und herunterladen musst du selbst.
Wo es geht, ist der andere Weg der bequemere. Stell den Anbieter einmal auf Zustellung per Mail um, dann kommt der Beleg künftig von allein im E-Mail-Import an und taucht hier gar nicht erst auf. Genau dafür sind die Anleitungen da. Bei einigen Anbietern gibt es diese Einstellung aber nicht, dort bleibt der Gang ins Portal.
Eine ausgebliebene Rechnung fällt nur auf, wenn es einen Takt gibt. Wer unregelmäßig, zu stark schwankenden Beträgen oder erst zweimal abgerechnet hat, erzeugt ohne Vertrag keine Aufgabe.
Der Beleg-Jäger schlägt nur vor. Er ordnet nichts zu, hakt nichts ab und schreibt dem Lieferanten nicht. Zuordnen und abhaken entscheidest du selbst, mit einem Klick. Vertrauliche Belege und Verträge sieht er nicht. Die KI erreicht er auf demselben Weg wie das Auslesen, über Amazon Bedrock in Rechenzentren in der EU.
Fehlende Belege und die Erkennung ausgebliebener Rechnungen über den Takt gibt es in jedem Tarif. Ausgebliebene Rechnungen aus Verträgen setzen das Vertragsmanagement voraus, das ab dem Team-Tarif dazugehört. Den Beleg-Jäger gibt es ab dem Team-Tarif und in der Testphase. Die vollständige Aufteilung steht unter Preise.
Kostenlos starten
Leg ein Konto an und wirf deine erste Rechnung hinein. Du siehst sofort, was die Erkennung aus deinen Belegen macht. Erst wenn die Testphase endet, entscheidest du dich für einen Tarif.
Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nicht für Verbraucher.
