E-Mail-Import
Ein Postfach verbinden, und Rechnungen aus den Anhängen landen von selbst im Dock. Der interessante Teil ist nicht das Holen, sondern das Aussortieren.
Einrichtung
Verbunden wird per IMAP, also mit dem Postfach, das du ohnehin hast. Für die gängigen Anbieter von Gmail, GMX und WEB.DE über T-Online bis Strato und IONOS sind die Serverdaten hinterlegt, jedes andere Postfach trägst du von Hand ein. Danach läuft der Abruf in einem festen Takt, ohne dass jemand etwas anstoßen muss.
Ein Postfach, das kein IMAP anbietet, lässt sich nicht verbinden. Ebenso wenig Outlook.com, Hotmail und Microsoft 365: Microsoft lässt IMAP dort nur noch ohne Passwort-Anmeldung zu, und Invoice Dock meldet sich mit Passwort an. Dann hilft eine Weiterleitung der Rechnungsmails an ein anderes Postfach, oder der Upload.
In der Praxis
In einem echten Postfach liegen zwischen den Rechnungen Newsletter, Versandbenachrichtigungen, Verträge und Dinge, die niemand in der Buchhaltung sehen sollte. Das Aussortieren ist die eigentliche Arbeit.
Rechnung erkannt, keine Rechnung, oder Belegankündigung. Der dritte Fall ist die Mail, die sagt, dass eine Rechnung im Kundenkonto bereitliegt, und keine mitschickt. Sie landet unter Fehlende Belege statt im Nichts.
Gehalts- und Lohnabrechnungen, Personalunterlagen, Kontoauszüge, Bordkarten, Buchungsbestätigungen, AGB, Widerrufsbelehrungen und SEPA-Mandate. Die stehen namentlich in der Ausschlussliste, damit sie gar nicht erst als Beleg angelegt werden.
Bei einer Mail ohne Anhang prüft Invoice Dock zuerst mit einer einfachen Textsuche, ob sie überhaupt eine Rechnung ankündigt. So landen Newsletter gar nicht erst bei der KI.
Der Abruf läuft in zwei Richtungen. Neue Mails kommen laufend dazu, und ein zweiter Lauf arbeitet sich in die Vergangenheit, bis zum gewählten Startdatum und so weit, wie dein Tarif Altbelege frei hat. Solange er läuft, erscheint neue Post aus demselben Postfach später. Im Testzeitraum läuft er nicht. Die Grenzen stehen unter Umstieg und Altbelege.
Stimmen die Zugangsdaten nicht mehr oder antwortet der Server nicht, sagt Invoice Dock das im Klartext. Sonst merkst du es erst daran, dass wochenlang nichts mehr ankommt.
Das Passwort des Postfachs wird in Invoice Dock nie angezeigt, auch nicht für Administratoren. Es ist technisch gesperrt, nicht nur ausgeblendet.
Grenze
Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung als Anhang ins verbundene Postfach, liest Invoice Dock sie wie jede andere Rechnung. Das eingebettete XML wird auf diesem Weg nicht geöffnet, und die Prüfung auf die Pflichtfelder nach EN 16931 läuft dort nicht. Für den strukturierten Weg lädst du die Datei hoch. Was dabei passiert, steht auf der Seite E-Rechnung im Eingang.
Und Invoice Dock holt keine Belege aus Anbieterportalen. Wenn ein Lieferant die Rechnung nur ins Kundenkonto stellt, erkennt Invoice Dock die Ankündigung und merkt sich den fehlenden Beleg. Herunterladen musst du ihn selbst.
Der E-Mail-Import gehört ab dem Starter-Tarif dazu. Wie viele Belege im Monat verarbeitet werden, hängt am Tarif; die Grenzen stehen unter Preise.
Kostenlos starten
Leg ein Konto an und wirf deine erste Rechnung hinein. Du siehst sofort, was die Erkennung aus deinen Belegen macht. Erst wenn die Testphase endet, entscheidest du dich für einen Tarif.
Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nicht für Verbraucher.
