E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Was beim Hochladen technisch passiert und woran ein Beleg im richtigen Format trotzdem scheitert, steht hier drunter.
Das Format
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Nicht jedes elektronisch verschickte Dokument ist eine. Ein abfotografierter Beleg, ein gescanntes Papier und ein normales PDF sind rechtlich sonstige Rechnungen, egal wie sie bei dir ankommen.
Reine XML-Datei, für Menschen ohne Hilfsmittel nicht lesbar. Kommt vor allem von öffentlichen Auftraggebern und aus dem größeren Mittelstand.
Ein PDF, in das dieselben strukturierten Daten eingebettet sind. Sieht aus wie eine normale Rechnung und ist trotzdem eine E-Rechnung. Der Haken steckt im Profil, dazu weiter unten.
Die Fristen
Jedes inländische B2B-Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ohne Übergangsfrist, auch als Kleinunternehmer.
Beim Versand sind Papier und PDF weiter erlaubt. Für das PDF brauchst du die Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann.
Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Wer darunter liegt, darf sonstige Rechnungen noch bis 31.12.2027 ausstellen.
Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, § 27 Abs. 38 UStG. Die Herleitung und was das für einzelne Fälle bedeutet, steht im Artikel E-Rechnungspflicht 2027 für KMU →
Beim Hochladen
Lädst du eine XRechnung hoch, arbeitet Invoice Dock am XML statt an einem Bild vom Beleg. Die Pflichtfeldprüfung liest die Struktur selbst, die Rechnungsfelder holt die KI aus derselben Datei. Bei einer hochgeladenen ZUGFeRD-Datei kommt das eingebettete XML aus dem PDF dazu. Danach steht der Beleg in derselben Liste wie jede andere Rechnung, mit Betrag, Lieferant und Fälligkeit, die Positionen stehen am Beleg.
Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung als Anhang ins verbundene Postfach, liest Invoice Dock sie wie ein normales PDF. Das eingebettete XML wird auf diesem Weg nicht geöffnet. Für den strukturierten Weg lädst du die Datei hoch.
In der Praxis
Dass ein Beleg im richtigen Format kommt, heißt nicht, dass alles drin steht. Lädst du eine E-Rechnung hoch, prüft Invoice Dock, ob ausgewählte Pflichtfelder nach EN 16931 gefüllt sind, und zeigt am Beleg, welche davon leer sind.
BT-27 und BT-44. Fehlt einer, ist der Beleg als E-Rechnung unvollständig.
BT-31 oder BT-32, BG-5 und BG-8. Fehlen sie, meldet Invoice Dock das am Beleg als Hinweis, blockiert aber nichts.
BT-10. Geprüft wird nur, ob die Käuferreferenz gefüllt ist. Bei öffentlichen Auftraggebern steht dort die Leitweg-ID, Invoice Dock meldet ein leeres Feld als Hinweis.
BG-16 und die Aufteilung nach Steuersätzen. Ohne sie fehlt der Buchhaltung die Grundlage.
Kommt der Beleg in einem schmalen ZUGFeRD-Profil, stehen keine Positionsdetails im Datensatz. Invoice Dock meldet das am Beleg und nennt dort das Profil, das der Lieferant benutzt.
Die ersten vier Punkte prüft Invoice Dock bei einer XRechnung als XML-Datei. Bei ZUGFeRD, auch bei einem PDF mit dem Profil XRECHNUNG, sind es nur der Verkäufername, die Positionszeilen, das Profil und die Steueraufschlüsselung. Geprüft wird, ob diese Felder gefüllt sind, nicht gegen die Norm, und die Prüfung blockiert nichts. Meldet der Abschnitt E-Rechnung am Beleg nichts, ist keines dieser Felder leer. Fehlt der Abschnitt ganz, wurde nicht geprüft, zum Beispiel weil der Beleg per E-Mail kam.
Ob in einer einzelnen Datei eine der geprüften Angaben fehlt, kannst du ohne Konto nachsehen: XRechnung-Viewer →
Grenze
Invoice Dock ist für den Rechnungseingang da. Es nimmt E-Rechnungen an, macht sie lesbar und bringt sie durch die Prüfung. Deine eigenen Ausgangsrechnungen schreibst du weiter dort, wo du sie heute schreibst.
Für die Versandpflicht ab 2027 brauchst du also ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann. Das ist eine andere Baustelle als diese hier, und ich sage das lieber vorher als hinterher.
Ein Programm dafür ist zum Beispiel ZUGFeRDig, lokal unter Windows und einmalig statt im Abo. Deren Musterrechnungen haben wir durch Invoice Dock laufen lassen, XRechnung und ZUGFeRD kommen beide sauber an. Umgekehrt verweist ZUGFeRDig auf uns. Womit Invoice Dock sonst zusammenarbeitet, steht auf der Partnerseite.
Häufige Fragen
Seit 01.01.2025 muss jedes deutsche B2B-Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können, ohne Übergangsfrist, auch als Kleinunternehmer. Invoice Dock liest hochgeladene XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien aus dem strukturierten Datensatz, macht sie lesbar und zeigt am Beleg, wenn Pflichtfelder wie der Name des Verkäufers oder die Steueraufschlüsselung fehlen. Eine Prüfung gegen die Norm ist das nicht. Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail, liest Invoice Dock sie wie ein normales PDF.
Beide sind deutsche E-Rechnungsformate nach der europäischen Norm EN 16931. XRechnung ist ein rein strukturierter XML-Datensatz, ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten. Invoice Dock liest beide Formate. Bei hochgeladenen Dateien zeigt es, wenn Pflichtfelder fehlen, bei ZUGFeRD ist die geprüfte Liste kürzer als bei XRechnung.
Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gilt für normale KMU-Eingangsrechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Nur Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahren. Invoice Dock berechnet diese Frist für jeden Beleg und zeigt sie an. Aufbewahrungsort ist das System, in das du deine Belege überführst, etwa ein DMS, dein ERP oder die Ablage deiner Steuerberatung. Invoice Dock ist kein Archiv und ersetzt es nicht. Solange du Kunde bist, liegen deine Belege bei uns und lassen sich jederzeit vollständig exportieren.
Kostenlos starten
Leg ein Konto an und wirf deine erste Rechnung hinein. Du siehst sofort, was die Erkennung aus deinen Belegen macht. Erst wenn die Testphase endet, entscheidest du dich für einen Tarif.
Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nicht für Verbraucher.
